Miksi "äreä vanha mies" voi olla toimitusketjusi salainen ase?

Todellisuudessa toimitusketjun suunnittelu ei ole pelkästään algoritmeja ja automaatiota. Kyse on markkinadynamiikan, toimittajasuhteiden ja operatiivisten rajoitteiden yhteisvaikutuksen ymmärtämisestä. Juuri tässä kokeneet suunnittelijasi loistavat.

Otetaan esimerkiksi kriittisten komponenttien hallinta. Siinä missä tekoälypohjainen järjestelmä saattaa nähdä kaikki komponentit samanarvoisina, kokenut suunnittelijasi tietää, mitkä osat voivat pysäyttää tuotannon täysin, jos ne loppuvat. Tämä vuosien käytännön kokemuksella karttunut tieto ei ole helposti järjestelmään siirrettävissä – ellei tarkalleen tiedetä, mitä etsitään.

”Kun toteutamme suunnittelun huippuosaamisen kehityshankkeita, avainasemassa on erottaa, mikä on todellinen liiketoiminnan tarve ja mikä vain vanha tapa,” selittää Benjamin Obling, Roiman PERITO IBP:n operatiivinen johtaja. ”Joskus se, mikä näyttää vastarinnalta, onkin arvokas oivallus yrityksesi ainutlaatuisista tarpeista.”

Haasteena on erottaa arvokkaat oivallukset vanhentuneista käytännöistä. Tässä strateginen kuunteleminen on ratkaisevan tärkeää:

• Etsi palautteesta malleja, jotka korostavat tiettyjä liiketoiminnallisia vaikutuksia
• Kiinnitä huomiota esimerkkeihin aiemmista epäonnistumisista ja niiden perimmäisistä syistä
• Keskity riskejä vähentäviin ja asiakastyytyväisyyteen liittyviin kommentteihin
• Ota huomioon palaute, joka viittaa ainutlaatuisiin markkinoiden tai toiminnan rajoitteisiin

”Mitä ovat huonot tavat ja mitkä ovat todelliset liiketoiminnalliset tarpeet? Se on todella hankala asia, kun työpajoissa käsitellään prosesseja ja suunnittelutyökaluja – miten sitten optimoimme toimitusketjun suunnittelun?” Obling sanoo ja jatkaa:

”Nurkassa istuva äreä vanha mies tai nainen on nähnyt paljon. On kunnioitettava sitä, että he sanovat jotain syystä... Joskus heitä on hieman kannustettava, toisinaan meidän on kuunneltava tarkkaan.”

Todellinen taika tapahtuu, kun onnistut yhdistämään kokemuksen ja innovaation. Kyse ei ole automaation ja ihmisen osaamisen välisestä valinnasta, vaan molempien hyödyntämisestä.

Yhdessä tapauksessa PERITO IBP:llä saksalaisen myyntitiimin ennusteita piti tarkistaa.

Vaikka järjestelmä näytti toistuvasti yliarviointia, ratkaisuna ei ollut yksinkertaisesti ohittaa ihmisen panosta. Sen sijaan avain oli ymmärtää taustalla olevat huolenaiheet – kuten palvelutaso uusille asiakkaille – ja sisällyttää tuo tieto automaattiseen järjestelmään.

Kun heitä hieman haastaa, kokeneet suunnittelijat tietävät, mitkä tuotetunnukset (SKU:t) ovat tärkeitä palvelutason kannalta – ja mitkä eivät. Tätä oivallusta on vaikea saada pelkästään vanhaa järjestelmää tarkastelemalla. Mutta kun tiedetään, mikä on tärkeää, voidaan pitää hyvä turvavarasto kriittisille komponenteille, samalla kun säästetään varastotilaa ja vapautetaan käyttöpääomaa vähentämällä ei-olennaisten tuotteiden varastotasoa.

Tie suunnittelun huippuosaamiseen vaatii tasapainoilua vanhan suunnitteluosaamisen ja uuden, dataan perustuvan näkemyksen haastamisen välillä.

Näin saat sen toimimaan:

1. Ota kokeneet työntekijät mukaan jo prosessien suunnittelun alkuvaiheessa
   Luo mahdollisuuksia tiedon jakamiseen ennen päätöksentekoa

2. Dokumentoi hiljainen tieto systemaattisesti
   Muuta yksittäiset oivallukset rakenteellisiksi liiketoimintasäännöiksi
   
   
3. Luo validointikehyksiä
   Hyödynnä kokeneita työntekijöitä varmistaaksesi, että automaattiset järjestelmät huomioivat liiketoiminnan kannalta olennaisen logiikan

4. Pidä palautesilmukat avoinna
   Varmista jatkuva parantaminen vertaamalla järjestelmän suorituskykyä kokeneiden näkemyksiin

Kun määritämme liiketoimintalogiikan ja päätöksentekopuun säännöt, suunnittelujärjestelmä toimii joka kerta samalla tavalla.

Tämä tarkoittaa, että voimme yrittää parantaa sitä, testata sitä ja löytää puutteita asetuksista. Sitten parannamme sitä hieman uudelleen, ja toisin kuin ihmissuunnittelijat, järjestelmä muistaa kaiken aiemman sekä uudet parannukset. Tällä tavalla voimme jatkuvasti rakentaa vahvempaa ja parempaa suunnittelujärjestelmää.

Ennen kuin aloitat yrityksenlaajuisen S&OP-muutosprojektin, muista: tavoitteena ei ole korvata ihmisten kokemusta automaatiolla, vaan vahvistaa automatisoitua suunnittelua ihmisten näkemyksillä.

Kokeneiden työntekijöiden tieto, kun se on kerätty ja systematisoitu oikein, muodostaa perustan todella erinomaisille suunnitteluprosesseille. Kun aloitat suunnittelun muutosmatkan, skeptinen ääni nurkassa saattaa olla paras oppaasi kestävään menestykseen.

Avain on luoda ympäristö, jossa kokemus ja innovaatio voivat elää rinnakkain ja vahvistaa toisiaan. Loppujen lopuksi, vanhat jääräpäät ovat nähneet paljon, ja tulevaisuuteen katsovat suunnittelun johtajat tekevät parhaiten kuunnellessaan heidän kokemuksiaan. Kokeneet suunnittelijat eivät ole muutoksen esteitä – he ovat avain onnistumiseen.